בד"כ במדפסות הקטנות / אישיות גודל הנייר המקובל להדפסה הוא עד גודל A4.
יש בד"כ מגש מעקף ידני (by-pass) שמאפשר להכניס דפים קטנים יותר.
במכונות צילום משרדיות בד"כ יש שתי מגירות נייר כאשר הגודל הגדול הוא A3 (פעמיים A4).
במכונות מקצועיות יותר (בד"כ צבעוניות) אפשר להכניס גודל נייר SRA3 (31 X 45) ס"מ.

הנייר הסטנדרטי להדפסה הוא נייר נטול עץ במשקל של 80 גרם.
במכונות צילום משרדיות בד"כ דרך מגש המעקף הידני אפשר להשתמש בנייר עבה יותר (קרטון דק) – עד 170 גרם.
במכונות מקצועיות יותר (בד"כ צבעוניות) אפשר להשתמש בנייר עבה עוד יותר בין 250 – 300 גרם.
הנייר צריך להתאים למכונות צילום דיגיטליות.

אפשר בהחלט להדפיס על שקף, אך צריך לבקש מהספק שקפים שמתאימים במיוחד למכונות צילום דיגיטליות.
שקפים אלו מתאימים לחום הגבוה בתוך המכונה ולא ימסו בפנים ויגרמו לנזק פנימי.
כמו כן לכל מכונה / מדפסת יש להגדיר במכונה הכנסת שקף ולא נייר רגיל בהתאם להוראות היצרן.

מהירות ההדפסה של מכונת צילום נמדדת לפי מספר דפי ההדפסה בגודל A4 שהמכונה מסוגלת להדפיס בדקה.
ככל שמהירות ההדפסה מהירה יותר הדבר מצביע על מכונה מסיבית יותר שמתאימה לעומס חודשי גדול יותר של הדפסות וכך יותר אמינה מבחינת העבודה השוטפת.
ניתן למצוא אצלנו מכונות במגוון מהירויות הדפסה: בין 22 הדפסות לדקה עד 125 הדפסות לדקה.
ככל שהמכונה מהירה, מטבע הדברים היא יקרה יותר.

במכונות צילום המשווקות כיום יש אפשרות לסרוק מסמכים לרשת: או ישירות לתוך תיקיה במחשב, או ישירות לתיבת מייל.
הסריקה יכולה להיעשות כסריקה בשחור לבן או כסריקה בצבע.
האפשרות לסריקה היא בד"כ עד 600X600 DPI, אך הסריקה המומלצת היא ברזולוציה של 200X200 DPI, כדי לא ליצור קבצים כבדים מידי לשליחה לרשת.
בחברתנו ההגדרות לרשת לביצוע הסריקות, נעשות כשרות ללא תשלום נוסף.

קודם כל מיקום מתאים לגודל של המכונה. יש לוודא לפני קבלת המכונה את המידות של המכונה ובנוסף להוסיף עוד כ-30 ס"מ מכל צד, כדי שאפשר יהיה לפתוח את דלתות הצד במכונה במקרה של תקלה.
בנוסף יש לוודא נקודת רשת פנויה לחיבור המכונה לרשת המחשבים. נקודת חשמל קרובה למכונה. במידה ובמשרד יש מספר גדול של מחשבים יש לתאם את ההתקנה עם איש המחשבים והתמיכה במשרד כדי להתקין את המדפסת לרשת המחשבים.

בעת קניית מדפסת / מכונת צילום הלקוח רוכש את המוצר במלוא המחיר ולאחר מכן משלם לפי פעימות מונה, המקנה לו ביטוח עבור כל תקלה במכונה ואספקת טונרים וחומרים מתכלים למכונה ללא תשלום נוסף.
שכירת מדפסת / מכונת צילום, מתאים ללקוח המדפיס בכמויות של 5,000 דף בחודש ויותר. באפשרות זו, חברת בסט קופי, מציבה את המכשיר אצל הלקוח ללא עלות רכישה ראשונית והלקוח מנגד מתחייב על ביצוע כמות הדפסות / צילומים מינימום לתקופה אשר מוסכמת ע"י שני הצדדים. התשלום יחול אך ורק על "פעימות המונה". בתום התקופה המדפסת / מכונת הצילום חוזרת לבעלות בסט קופי.